Ilmoituskanavan henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ilmoituskanavan kautta tulleiden ilmoitusten käsittely. Tietoja käsitellään ilmoituksissa tulleiden tapausten tutkinnassa ja mahdollisten seuraamusten käsittelyssä.

Henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi.

Rekisteriin tallennetaan ilmoituskanavan kautta ilmoituksen tekevien henkilöiden antamat tiedot

• ilmoittajan nimi
• muut ilmoittajan ilmoituksessa tallentamat tiedot
• ilmoituksen kohdetta koskevat yksilöintitiedot siten kuin ne on ilmoituksessa annettu
• ilmoituksessa esiin tulleet tiedot epäillystä ilmoituksen kohdehenkilöstä ja tämän väärinkäytöksestä tai epäasiallisesta toiminnasta

Mahdolliset henkilötiedot saadaan ilmoituskanavalle ilmoituksen tekevältä henkilöltä ilmoituksen yhteydessä.

Mahdollisia henkilötietoja käytetään ilmoitetun tapauksen tutkimisessa ja mahdollisten ilmoituksesta seuraavien toimenpiteiden toimeenpanossa. Ilmoituksia käsittelevät Kiipulasäätiön työntekijät, jotka on nimetty ilmoitusten käsittelijöiksi. Ilmoituskanavan palveluntuottaja on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja tietosuojasäännösten mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, kun se on välttämätöntä esimerkiksi lainsäädännön mukaan.

Henkilötietoja käsitellään vain EU/ETA-alueella.

Tiedot säilytetään sähköisenä ilmoituskanavajärjestelmässä. Henkilötiedot, joilla ei ole selvästi merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä. Muutoin tiedot poistetaan viimeistään viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista vasten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Ilmoituskanavajärjestelmään kirjautuminen tapahtuu henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla. Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisia ja kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.