Valikko

Henkilötietojen käsittely koulutustoiminnassa

Rekisterin nimi

Opiskelijahallintojärjestelmä

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä:
Kiipulasäätiö
Kiipulantie 507, 14200 Turenki
puhelin (03) 68521, kirjaamo@kiipula.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Ritva Ruohonen
PL 13, 14201 Turenki
puhelin (03) 68521, kirjaamo@kiipula.fi

Käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä ylläpidetään

  • oppilaitokseen hakeutuvien ja opiskelevien henkilötietoja
  • opintojen suorittamiseen
  • yksilökohtaiseen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen
  • opiskeluun ja ammatillisen kuntoutumisen etenemiseen
  • uraohjaukseen ja
  • koulutuskokeilun arviointeihin liittyviä tietoja.

Rekisteristä saadaan tilastotiedot lakisääteisiin tilastokyselyihin.

Mitä tietoja käsittelemme

Opiskelija

  • perustiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, kasvokuva)
  • erityisopetuksen järjestämisessä tarvittavat tiedot
  • opintojen suoritus- ja arviointitiedot
  • opiskelijan todistuksen lisätiedot (osaamisen tunnistamista ja tunnustamista koskevat tiedot)
  • huoltajan tai lähiomaisen yhteystiedot
  • opiskeluhuoltokertomukseen kirjatut tiedot (opiskeluhuoltorekisteri)
  • muut opintoja koskevat tiedot esimerkiksi: kurinpitotoimet, majoitus ja opiskelijan tai huoltajan antamat luvat

Hakija

  • perustiedot
  • valinnassa tarvittavat tiedot
  • huoltajan/lähiomaisen tiedot.

Koulutuskokeilu (ulkoinen koulutuskokeilija)

  • henkilön perustiedot
  • koulutuskokeilun järjestämisessä tarvittavat tiedot
  • koulutuskokeilijan arviointitiedot
  • koulutuskokeilun yhteenveto

Mistä saamme tiedot

Saamme tietoja

  • henkilön itsensä tai hänen huoltajansa tai laillisen edustajansa antamista ja toimittamistaan todistuksista ja lausunnoista
  • toimeksiantajan (esim. Kela) lähetetiedoista
  • opiskelijan / koulutuskokeilijan luvalla pyydettynä
    • sairauskertomukset terveydenhuollon yksiköistä
    • tiedot sosiaalitoimesta
    • työvoimahallinnosta
    • aikaisemmasta oppilaitoksesta
  • opetus- ja ohjaushenkilöstön kirjaamat tiedot ja havainnot
  • opiskeluhuollon monialaiselta asiantuntijaryhmältä (opiskeluhuoltoryhmä)

Tietojen luovuttaminen

Luovutamme tietoja seuraaville

  • Tilastokeskus: lukumäärätietoja, tutkinnon suorittaneiden tiedot
  • Kela: opiskelijatiedot/läsnäolon tarkistus, HOKS, tutkinnon suorittaneet
  • Opetus- ja kulttuuriministeriö: lukumäärätietoja
  • Opetushallitus: lukumäärätietoja, Koski-palveluun opiskelijan henkilö- ja opintosuoritustiedot, eHOKS
  • Työvoimahallinto: opintosuoritustiedot, läsnäolotietoja
  • Vakuutusyhtiöt: lukumäärätietoja, opintosuoritustiedot, läsnäolotietoja
  • Etsivä nuorisotyö: opintonsa keskeyttäneiden alle 30-vuotiaiden yhteystiedot
  • Koulutuskokeilun tilaajan kanssa sovitut tiedot

Tiedot toimitetaan internet-lomakkeilla (suojattu yhteys) tai salattuina tiedostoina. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen säilyttäminen

Tiedot säilytetään sekä sähköisenä että paperiarkistona. Tietojen säilytysaika määritellään laissa. Paperiset dokumentit arkistoidaan lukollisessa arkistossa paloturvallisissa kaapeissa.

Opiskelijahallintojärjestelmään kirjautuminen tapahtuu henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoihin pääsy määritellään käyttöoikeuksilla. Käyttöoikeudet määritellään työtehtävien mukaan. Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisia.