Henkilötietojen käsittely kuntoutus- ja valmennuspalveluissa

Rekisterissä ylläpidetään

• kuntoutus- ja valmennuspalveluihin hakeutuvien ja osallistuvien henkilötietoja
• kuntoutus- ja valmennuspalvelujen
  • suunnitteluun
  • toteuttamiseen
  • suorittamiseen
  • seurantaan ja
  • arviointiin liittyviä tietoja.

Rekisteristä saadaan tilastotiedot lakisääteisiin tilastokyselyihin.

Kuntoutus- ja valmennuspalveluihin osallistuvan

• perustiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot)
• kuntoutuksen tai valmennuksen järjestämisessä tarvittavat tiedot
• kuntoutuspäätös ja sen mukana saadut asiakirjat
• muut kuntoutukseen tai valmennukseen liittyvät asiakirjat, jotka on hankittu henkilön luvalla
• tutkimustulokset
• kuntoutuksen tai valmennuksen kulku
• kuntoutukseen tai valmennukseen liittyvät yhteydenotot
• kuntoutuksesta tai valmennuksesta laadittu yhteenveto (seloste)
• kuntoutus- tai valmennuspalautteet
• tarvittaessa myös muita asiakkaan kanssa sovittuja kuntoutuksen tai valmennuksen toteuttamisessa tarvittavia tietoja

Saamme tietoja

• henkilön itsensä tai hänen huoltajansa tai laillisen edustajansa antamista ja toimittamistaan todistuksista ja lausunnoista
• toimeksiantajan (esim. Kela) lähetetiedoista
• kuntoutujan tai valmennukseen osallistuvan luvalla pyydettynä
  • sairauskertomukset terveydenhuollon yksiköistä
  • tiedot sosiaalitoimesta
  • tiedot työvoimahallinnosta
  • tiedot aikaisemmasta oppilaitoksesta

Luovutamme tietoja seuraaville

• Kela: kuntoutujatiedot/läsnäolon tarkistus
• Työvoimahallinto: lukumäärätietoja, läsnäolotietoja
• Vakuutusyhtiöt: lukumäärätietoja, läsnäolotietoja
• Kuntoutuksen tai valmennuksen tilaajalle kuntoutujan kanssa sovitut tiedot
• Kuntoutujan tai valmennukseen osallistuvan luvalla esimerkiksi terveydenhuoltohenkilöstölle, työterveyshuollolle ja työnantajalle

Tiedot toimitetaan internet-lomakkeilla (suojattu yhteys) tai salattuina tiedostoina. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietoja käsitellään sähköisesti asiakastietojärjestelmässä ja paperisina tulosteina. Tiedot säilytetään sekä sähköisenä että paperiarkistona. Tietojen säilytysaika määritellään laissa. Paperiset dokumentit arkistoidaan lukollisessa arkistossa paloturvallisissa kaapeissa.

Asiakastietojärjestelmään kirjautuminen tapahtuu henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoihin pääsy määritellään käyttöoikeuksilla. Käyttöoikeudet määritellään työtehtävien mukaan. Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisia.